Softwares Colaborativos

Groupware y el Workflow

La llegada de las computadoras personales ha sido una gran herramienta para los grupos de trabajo; lo cual les permitia el procesamiento de datos, pero no permitia compartir la informacion, pues existian un sin fin de barreras que lo impedian, como la distancia de una oficina a otra o los diversos sistemas operativos. pero desde la llegada del internet se abrieron oportunidades para compartir informacion, pero muchas otras actividades del ámbito empresarial no podian realizarse como las que necesitan colaboracion. surgiendo esta necesidad se comenzo a trabajar en un nuevo tipo de tecnologia: el software colaborativo.

Dentro de este tipo de software se encuentra: el Groupware y el Workflow.

Comenzaremos definiendolos:

Groupware

"Sistemas basados en computadoras que apoyan a grupos de personas que trabajan en una tarea común y que proveen una interfaz para un ambiente compartido"

Caracteristicas:

• Proveer de un ambiente de colaboracion, en el que realmente se perciba que el trabajo en grupo se lleva a cabo.
• Mantener la informacion en un solo sitio comun para todos los miembros.
• Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o video.

Clasificacion

En base a Tiempo: se clasifica en sincronicos y asincronicos

Aplicaciones sincronicos, los cuales soportan aplicaciones en tiempo real, son:

- Pizarrones compartidos
- Teleconferencia
-Chat
-Sistema de toma de decisiones

Aplicaciones asincronicos son:
-E mail
- Newsgroups
- Calendarios

-Sistemas de escritura colaboracionales.

En base a Espacio, pueden estar en el mismo lugar o en forma distribuida.

Los groupware han demostrado ser utiles en ámbitos empresariales y en la vida social comun de toda persona, resulta benefico la utilizacion de estos servicios de internet pues permite la comunicación, colaboracion y la coordinacion en un grupo de trabajo, ahorrando tiempo y proporcionando resultados rapidos y mostrando grandes beneficios.

Definamos Workflow:

"Son sistemas que ayudan a administrar y automatizar procesos de negocios."

sus Funciones:

1. Asignacion de tareas al personal
2. Aviso al personal de tareas pendiente
3. Permitir la colaboracion en las tareas comunes
4. Optimizacion de recursos humanos y tecnicos, alineandolos a la estrategia de la empresa
5. Automatizacion de las secuencias de los procesos de negocio y optimizacion de las mismas.
6. Agilizacion de los procesos de negocio y como resultado un mejor servicio al cliente
7. Control y seguimiento de dichos procesos.

Los Workflows son sólo un camino para la información, para reduric tiempo, dinero y esfuerzo en la ejecucion de un proceso de negocio.

Componentes :

Motor de Workflow: software que provee el control del ambiente de ejecucion de una instancia, provee facilidades para:

• Interpretacion de la definicion de procesos,
• Control de las instancias de los procesos: creacion activacion, terminacion.
• Navegacion entre actividades
• Soporte de interaccion con el usuario
• Control de datos al usuario o hacia aplicaciones
• Invocacion de aplicaciones externas

Servicio de Representacion: este componente es el encargado de interpretar la descripcion de los procesos, secuencia de actividades y aplicaciones.

Las WAPI: Son vistas como un conjunto de Interfaces las cuales permiten la interaccion el servicio de representacion de workflow con otros recursos y aplicaciones.

• Interface 1: Herramientas de definicion de procesos
• Interface 2: Aplicaciones Clientes
• Interface 3: Aplicaciones Invocadas
• Interface 4: Funciones de Interoperabilidad
• Interface 5. Herramientas de administracion y monitoreo

Clasificacion de los diferentes Tipos de Workflow

1. Workflow de Produccion: Ó worflow de Transacción puesto que es considerada la clave de todo proceso en una base de datos.
2. Workflow de Colaboracion: Son aplicaciones donde participan personas con un mismo objetivo el lograr una meta en comun. Involucran documentos, los cuales son los contenedores de la informacion, los documentos son la clave y por tanto esencial para la solucion de workflow mantener la integridad de los documentos.
3. Workflow de Administracion: son procesos administrativos en una empresa, una solucion de workflow administrativo difiere para cada organizacion y los cambios son frecuentes.

Como conclusion: Los Workflow son sistemas que coordinan la informacion, reduciendo espacio, tiempo, dinero y esfuerzo en la ejecucion de procesos de datos dentro de un negocio. es un flujo de informacion que se centraliza en los aspectos operacionalesde una actividad de trabajo, como fluye la informacion y como se evalua el cumplimiento de las mismas.

Los Groupware, es la tecnologia en la cual podemas realizar trabajos en equipo, estando en diferente lugar pero trabajando al mismo tiempo,.

http://www.gestionpublica.cl/biblioteca/documentos/2192612workflow.pdf